見積書のテンプレートを開いて、名前を付けて保存して、受注したら納品書のテンプレートを開いて、また同じ住所と品目を打ち直す。月末には「あの案件、請求書出したっけ？」と過去のフォルダを探しに行く。――小さな会社やひとり親方の事務仕事は、たいていこの繰り返しでできています。
業務管理ツール KantanBiz は、ここを根本から変えています。書類を1枚ずつ作るのではなく、案件の進捗を1つ進めるだけで、出せる書類が自動的に切り替わるという考え方です。
書類を「作る」のではなく、案件を「進める」
KantanBiz では、1件の仕事は最初から最後までずっと同じ「案件」です。顧客・品目・金額は最初に入れたものがそのまま引き継がれるので、途中で打ち直す場面がありません。
変わるのは進捗だけ。そして進捗に応じて、印刷・PDF・メール添付で出てくる書類の種類が入れ替わります。
| 案件の進捗 | 出てくる書類 |
|---|---|
| 受付中（問い合わせが来た） | 見積書 |
| 見積中（見積を出した） | 注文受書 |
| 受注（仕事が決まった） | 納品書 |
| 完了（納品した） | 請求書 |
| 請求済 | 請求書 |
| 入金済 | 領収書 |
「見積書を作る」「請求書を作る」という作業自体が消えて、進捗ボタンを1つ進めるという操作に置き換わります。振込先の記載も、請求のタイミングだけ自動で載るようになっています。
「請求書、出したっけ？」が起きにくい
この仕組みのいちばんの効果は、書類の枚数が減ることではありません。案件の取りこぼしが見えるようになることです。
仕事リストは進捗ごとのタブに分かれています。「完了」タブに案件が残っていれば、それは納品は済んでいるのに請求をまだ出していない案件です。「請求済」タブに残っていれば、請求したのにまだ入金されていない案件です。
- 受付中 … 問い合わせがあった案件（見積を出せていない）
- 見積中 … 見積もりをした案件（返事待ち）
- 受注 … 受注した案件（作業中）
- 完了 … 完了・納品した案件（請求もれの候補）
- 請求済 … 請求済の案件（入金待ち・未回収の候補）
- 入金済 … 入金まで終わった案件
フォルダの中を1件ずつ開いて確認する必要はありません。タブに残っている件数が、そのまま「まだ終わっていない仕事の数」になります。
現場からスマホで、そのまま請求書を出す
書類の出し方も、使っている端末に合わせて自動で切り替わります。
- パソコン（Chrome / Safari）では、いつものブラウザの印刷ダイアログが開いてそのまま印刷できます
- iPhone / iPad では PDF になって共有シートが開くので、そのままメール添付・LINE 送信・ファイル保存ができます
納品が終わったその場で進捗を「完了」にして、スマホから請求書を送る。事務所に戻ってパソコンを立ち上げる必要はありません。
まずは無料で試せます
KantanBiz には、期限のないフリープランがあります。ひとりで使う分には、顧客10件・案件30件・サービス10件・仕入先5件までを、ずっと無料で使い続けられます。クレジットカードの登録も不要で、期限が来ても自動課金はありません。
まとまった件数を扱う場合や、複数人で使う場合は、30日間すべての機能を試せるお試し登録から始めるのがおすすめです。
まとめ
KantanBiz は、見積書・注文受書・納品書・請求書・領収書を別々に作らせません。案件の進捗を進めるだけで、出すべき書類が自動的に切り替わります。その結果、入力の重複が消え、「請求もれ」「入金の取りこぼし」がタブを見るだけで分かるようになります。まずはフリープランで、いま抱えている案件を数件だけ登録してみてください。
コメント