WordPressで顧客管理をする3つの方法と選び方｜フリーランス・小規模事業者向け

「WordPressで顧客管理までできないか」という相談をよく受けます。結論から言うとできます。ただし方法が3つあり、それぞれ向き不向きがはっきり分かれます。選び方を間違えると、後からデータを移せなくなります。

WordPressで顧客管理する3つの方法

顧客をWordPressユーザーとして登録する方法です。追加のプラグインが要りません。

ただし、ユーザー機能は本来「サイトにログインする人」を管理する仕組みです。会社名・部署・担当者・取引履歴といった項目がないため、カスタムフィールドで足していくことになります。50件を超えたあたりから検索も絞り込みも厳しくなります。

向いているのは、顧客が実際にサイトにログインする会員サイト。向いていないのは、ログインしない取引先を管理したい場合です。

顧客管理に特化したプラグインを入れる方法です。商談のステージ管理、メール配信、タグ付けなど、営業寄りの機能が揃います。

注意点は2つ。多くが有料または機能制限付きの無料版であること、そして見積書・請求書までは面倒を見ないものが多いことです。顧客管理はCRM、書類は別ツール、という二重管理になりがちです。

向いているのは、見込み客が多く、商談の進捗を追いたい場合です。

顧客・案件・書類をまとめて扱うタイプです。顧客情報が「取引先マスター」として案件に紐づくので、後から「この会社に去年いくら請求したか」がすぐ出せます。

向いているのは、すでに取引がある顧客を継続的に管理したい場合。受注してから納品・請求までの流れがある業種です。

機能一覧を比べても決まりません。決め手はこれです。

フリーランスや小さな会社の場合、実際に必要なのは3つ目であることが多いです。見込み客を大量に抱えているわけではなく、決まった取引先と繰り返し仕事をする形だからです。

3つ目にあたるプラグインが KantanPro です。無料（GPLv2）で、WordPress 5.0以上・PHP 7.4以上で動きます。

顧客管理だけを求めているなら過剰かもしれません。ただ、顧客情報が必要になる場面のほとんどは「この顧客に見積を出す」「この顧客に請求する」ときです。その瞬間に書類が同じ画面から出せるかどうかが、実際の作業時間を決めます。

顧客データはWordPressのデータベースに入ります。サイトのバックアップ＝顧客データのバックアップになるので、自動バックアップが動いているか先に確認してください。ここを確認せずに運用を始めるのが一番危険です。

取引先の担当者名・メールアドレス・電話番号は個人情報です。共用サーバーで運用する場合でも、管理画面のログインは二要素認証にしておくべきです。顧客管理を始めた時点で、サイトの重要度が一段上がったと考えてください。

将来ツールを乗り換える可能性は必ずあります。導入前に、顧客データをCSVなどで書き出せるかを確認しておいてください。書き出せないツールは、規模が大きくなったときに詰みます。