ホームページの問い合わせフォームからメールが届く。そのメールを開いて、名前と会社名と電話番号をコピーして、顧客台帳に貼り付ける。それからもう一度、案件のメモに用件を書き写す。――1件の問い合わせに、3回同じ情報を扱っています。
そして忙しい日は、この転記が後回しになります。後回しになった問い合わせは、返事が遅れます。
業務管理ツール KantanBiz は、フォームと連携できます。問い合わせが届いた時点で、顧客と案件が自動で作られます。転記はゼロです。
届いた瞬間、「受付中」の案件になる
フォームから送信があると、KantanBiz の中でこれだけのことが起きます。
- 送信者が顧客として登録されます（すでにいる顧客なら、その顧客に紐づきます）
- その顧客の下に案件が「受付中」で立ち上がります
- 部署名や担当者名が送られてきていれば、部署として一緒に登録されます
「受付中」は、案件の進捗の一番最初の段階です。つまり問い合わせが、そのまま追いかけるべき仕事として仕事リストに並びます。メールボックスの中に埋もれません。
あとは見積を出せば「見積中」へ、決まれば「受注」へ。問い合わせから入金まで、同じ案件がそのまま進んでいきます。
サービスを公開して、申し込みを受ける
問い合わせを待つだけでなく、商品やサービスをWebに公開して、その場で申し込んでもらうこともできます。
KantanBiz に登録したサービスには公開・非公開の設定があり、公開したものだけがWeb側に並びます。料金表を別途HTMLで作る必要はありません。KantanBiz の中の金額を直すと、公開側も直ります。
申し込みが入ると、案件が立つのに加えて、
- オーナーにメール通知が届きます
- 案件のスタッフチャットに最初のメッセージが自動で投稿されます
- 定期利用の申し込みなら、そのまま定期契約に変換できます
気づかないうちに申し込みが溜まっている、ということが起きません。
既存のホームページはそのままで大丈夫
この連携のために、ホームページを作り直す必要はありません。KantanBiz 側が受け口を用意しているので、いま使っているフォームから送ってもらう形にできます。WordPress で作ったサイトでも、他のサービスで作ったサイトでも構いません。
まずは無料で試せます
KantanBiz には期限のないフリープランがあります。ひとりで使う分には、顧客10件・案件30件・サービス10件・仕入先5件までずっと無料です。クレジットカードの登録は不要で、期限が来ても自動課金はありません。
まとめ
問い合わせメールを顧客台帳に転記する作業は、なくせます。KantanBiz はフォームからの送信を受け取ると、顧客と「受付中」の案件を自動で作り、部署まで登録します。サービスを公開して申し込みを受ければ、通知とスタッフチャットの初期メッセージまで自動です。問い合わせが、そのまま追える仕事になります。
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