「今月は忙しかったのに、思ったほど残らなかった」。外注や仕入れを使う仕事をしていると、一度は思うことです。売上は請求書を見れば分かる。でもその案件にいくら払ったかは、通帳や外注先からの請求書を引っ張り出さないと分かりません。

原因ははっきりしています。売上と原価が別々の場所にあるからです。請求書は請求書ソフト、外注費は別のExcel、支払いは通帳。この3つを突き合わせて初めて「この案件でいくら残ったか」が分かる。面倒だから、やらない。結果、赤字の案件に気づくのが数か月後になります。

業務管理ツール KantanBiz は、外注費を売上と同じ案件の中に入れます。突き合わせる作業がそもそも発生しません。

同じ画面に、売上と原価が並ぶ

KantanBiz の受注画面には、2つの明細が上下に並んでいます。

• 請求（売上）明細 … お客様に請求する品目と金額
• 原価（仕入）明細 … その案件で外注・仕入れにかかった金額

そして、その下に利益が出ます。明細を1行足せばその場で計算し直されるので、電卓は要りません。マイナスになれば赤字で表示されるので、見積の段階で「この条件だと赤字になる」と気づけます。

大事なのは、これが月末の集計作業ではないことです。案件を開けば、いつでもその案件の利益がそこにあります。

「発注したか」「払ったか」も同じ行で追う

原価明細の1行1行は、協力会社（仕入先）に紐づいています。金額を書くだけの表ではなく、発注の進み具合を持っています。

状況	意味
未着手	まだ何も出していない
見積依頼	協力会社に見積をお願いした
発注	発注書を出した
仕入完了	納品・請求まで終わった

見積依頼書や発注書は、その行からそのまま送れます。メール送信・FAX送信・PDF印刷のどれでも構いません。宛先や品目を別の書式に打ち直す必要はありません。

支払い側も同じ行で管理します。支払済みかどうか、締め日を基準にした支払期日を持っているので、「あの外注先、まだ払っていないかも」を案件から確認できます。インボイス制度用の適格請求書番号も明細ごとに持てます。

見えるようになると、判断が変わる

案件ごとの利益が見えると、これまで勘でやっていたことが数字になります。

• 同じような仕事なのに、利益率が違う取引先が分かる
• 値引きを求められたとき、どこまで下げられるかをその場で判断できる
• 「忙しいのに残らない」の正体が、特定の案件だったと分かる

断るべき仕事を断れるようになるのは、数字が見えてからです。

まずは無料で試せます

KantanBiz には期限のないフリープランがあります。ひとりで使う分には、顧客10件・案件30件・サービス10件・仕入先5件までずっと無料です。クレジットカードの登録は不要で、期限が来ても自動課金はありません。

いま進行中の案件を1件だけ入れて、売上と外注費を並べてみてください。それだけで、この記事の話は確かめられます。