見積書ができたら、次はメールで送ります。ここで迷うのが「PDFでいいのか」「本文に何を書くのか」「ファイル名はどうするのか」の3点です。この記事ではそのまま使える文面まで含めてまとめます。
なぜPDFで送るのか
ExcelやWordのまま送ってはいけない、というルールはありません。ただしPDFが基本とされるのには実務的な理由があります。
- レイアウトが崩れない 相手の環境にフォントが無くても表示が変わらない
- 編集されない 金額を書き換えられた状態で回覧されるリスクがない
- そのまま回覧・印刷できる 決裁に回すとき相手が加工しなくて済む
- スマホで開ける 移動中の担当者がその場で確認できる
逆に、相手から「金額を調整したいのでExcelでください」と言われたら素直に従って構いません。目的は形式を守ることではなく、相手が動きやすくすることです。
件名の付け方
件名で中身と差出人がわかるようにします。相手は1日に何十通も受け取っています。
お見積書送付の件（コーポレートサイト制作）／株式会社〇〇
「お見積りの件」だけだと、後から検索して見つけられません。案件名を入れるのがポイントです。
そのまま使えるメール本文
株式会社〇〇 △△部 □□様 いつもお世話になっております。 〇〇（屋号・氏名）です。 先日ご相談いただきましたコーポレートサイト制作につきまして、 お見積書を作成いたしましたので添付にてお送りいたします。 件名：コーポレートサイト制作一式 金額：550,000円（税込） 有効期限：2026年9月30日 ご不明な点や、条件の調整が必要な箇所がございましたら お気軽にお申し付けください。 ご検討のほど、よろしくお願いいたします。 -- 〇〇（屋号） 氏名 メール／電話
本文に金額を書く
「添付をご確認ください」だけで済ませないでください。本文に金額と有効期限を書いておくと、相手はPDFを開かずに社内転送できます。相手の手数を1つ減らすと、返信が早くなります。
ファイル名の付け方
相手のダウンロードフォルダに入った時点で、誰の何かがわかる名前にします。
見積書_コーポレートサイト制作_20260827_屋号名.pdf
estimate.pdf や 見積書.pdf は避けます。相手の環境で同名ファイルが競合しますし、探すときに見つかりません。
細かい話ですが、ファイル名の途中にドットを入れないほうが安全です。一部のブラウザやメールクライアントで、ドット以降が拡張子と誤認されて名前が切れることがあります。区切りたいときはハイフンかアンダースコアを使ってください。
パスワード付きZIPは今は不要
かつて添付ファイルを暗号化ZIPにして、パスワードを別メールで送る運用（いわゆるPPAP）が一般的でした。現在は推奨されません。同じ経路でパスワードを送っている以上セキュリティ上の意味が薄く、受信側でウイルスチェックが効かなくなるためです。
官公庁や大手企業でも廃止が進んでいます。相手から指定されない限り、見積書は普通に添付して構いません。機密性が高い案件なら、ZIPではなくクラウドストレージの共有リンク（閲覧期限付き）のほうが適切です。
送ったあとに何をするか
見積書は送って終わりではありません。実際に案件を落とす原因の多くは、金額ではなくフォローしなかったことです。
- 送信した日を記録する
- 有効期限の1週間前に、まだ検討中か確認する
- 失注したら理由を聞く（次の見積の精度が上がります）
案件が数件のうちは記憶で回せますが、10件を超えると必ず抜けます。
WordPressから見積書を作って、そのまま送る
「表計算で作る → PDFに書き出す → メールソフトを開いて添付する → 送信履歴をどこかに記録する」という流れを、1画面にまとめる方法もあります。
WordPressで運用するなら KantanPro（無料）が使えます。案件を1件登録すると、進捗に応じて見積書・注文受書・請求書が切り替わり、PDF出力とメール送信までそのまま行えます。
送った記録が案件に残るので、「いつ誰にいくらで出したか」を後から探す必要がなくなります。前述のフォロー漏れは、これだけでかなり減ります。
まとめ
- PDFで送る。ただし相手がExcelを求めたら従う
- 件名に案件名を入れる。本文に金額と有効期限を書く
- ファイル名は「見積書_案件名_日付_屋号」。途中にドットを入れない
- パスワード付きZIPはもう不要
- 送信日と有効期限を記録して、期限前にフォローする
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