カンタンPro機能仕様書
カンタンProの機能を説明する仕様書です。カンタンPro for Webを開発するに当たり開発関係者の理解を深めるために作成する。
作成者：野中勝美
最終更新日：2018年7月14日
はじめに
カンタンProは、見積りから請求書発行までを効率的に行うためのファイルメーカーProを利用したシステムである。いわゆるファイルメーカーProのカスタムAPP（カスタムアップ）と呼ばれるものである。
この仕様書はカンタンProの機能をユーザーが体験するものだけについて説明する。カンタンProの詳しいアルゴリズム等については記述しない。
この仕様書は不完全である。カンタンProのすべての内容を網羅しているわけではない。また、この仕様書は随時加筆訂正を行い、より分かりやすく正確な内容に更新する必要があるだろう。説明に用いる画像は説明のためのサンプルであり実際の案件とは関係ない。
シナリオ
カンタンProの典型的な想定ユーザーが、このシステムをどのように使うかというストーリーを以下に記述する。
デザイナーAさんの場合
デザイナーAさんは、フリーランスで広告作成を行っている多忙な個人経営者である。彼は、一般企業から広告チラシのデザインを依頼され、そのデザインと印刷までを請け負っている。日々の業務は煩雑で、Mac版IllustratorやPhotoshopを駆使しデザインワークをおコン合う傍ら、ネットからの問い合わせメールに返信したり、受注したチラシのデーターを印刷業者にメールに添付して送ったりと、一人でなんでもこなさなければならない。
そうする内に問題が発生した。受注漏れである。あまりの忙しさのために受注した案件を忘れていたのである。ある日、得意先から電話があり「お願いしているチラシはいつ頃になりますか？」と言われた時、顔が真っ青になった。すぐに決定しているデザインを印刷業者に送り、無理を言って納期を間に合わすことができた。
このままでは行けないと考えた彼は、ワークフローを管理するシステムはないかと考えた。今どのような案件を抱えていてどのような順番で業務をこなしていけばいいかがすぐに分かるシステムである。
そこで、Macで使える販売管理システムを探したところカンタンProに行き当たった。彼はすぐにFileMakerProを購入しカンタンProをダウンロードして使ってみた。カンタンProでは、仕事リストというタブがあって受付中・見積り中・作成中などのワークフローを管理する仕組みがある。
完成した案件を作成中リストから完成請求待ちリストに自動的に移動するので請求漏れもなさそうだ。カンタンProを使い始めた彼は、もうカンタンProなしでは仕事を進められないくらい便利に使っている。もちろん、以前の様に受注漏れや請求漏れもなくなった。
何より、余計なことは考えずに本来の仕事（デザインワーク）に集中できるのでストレスもなくなった。クライアントから喜ばれ仕事も多くなってきた。
店舗内装業Bさんの場合
店舗内装業Bさんは、店舗の内装を請け負う仕事をしている。下請けとして大工さんやクロス屋さん塗装屋さんなど多くの外注業者を使っている。その他、資材関係の卸売業者とも連携をとり業務を進めている。
店舗内装というのは、店舗のオープン日が決まっていてそれまでに完成しなければならない工事である。工期の遅延は許されない。業者から見積りをとり発注を行い、その他の材料を直接資材卸会社に発注も行う。もし、発注漏れがあればすべて自分の責任である。
業者への発注業務は煩わしい業務だが、最近は各業者もメールぐらいは使っているのでGメールを使えば発注記録の検索は問題ない。ただ、Gメールの場合案件ごとにまとめたりするのがちょっとBさんは不便だと感じていた。ラベルの活用には限界があるからだ。
そこでデザイナーのA君から勧められたカンタンProを使うことにした。A君はMacユーザーだけど、カンタンProはWindowsでも使えるということでWindowsユーザーのBさんにも使えた。
カンタンProを使ってみると、案件ごとにワークフローが整理されていて分かりやすい。伝票処理タブでは案件の詳細が分かり、請求項目とコスト項目が管理できる。コスト項目を開くと外注業者へ何を幾らで発注したかもわかるし、見積りをとった案件をそこから直接メールで送信できる。
GメールユーザーのBさんの場合、自分宛てにコピーメールも送れるので、普段はGメールの検索機能で案件のやり取りを確認できる。
かくしてBさんは、外注先の管理がスムーズになって発注漏れの心配をすることもなくなったのだ。
看板屋Cさんの場合
看板屋Cさんは、ホームページからの問い合わせが多く多忙な日々を過ごしている。嬉しいことにリピーターも増え「前にお願いした看板と同じものをまた作って欲しい」というご依頼も時々ある。
見積書はエクセルで管理しているけど、探し出すのが大変だ。Cさんは、探すのに多くの時間を使っていることに気づいた。しかも、見つからないこともよくあるのだ。
もっと良い方法はないかと悩んでいたら内装業のBさんがアドバイスをくれた。「カンタンProを使うと便利だよ」って。
そこでCさんは、速攻でカンタンProを使ってみた。カンタンProでは、得意先タブに得意先情報があり、販売履歴からその得意先の過去の案件を１発で表示してくれる。前回どのような看板を幾らで販売したかすぐに分かるのだ。
おまけに伝票処理タブでは、前回の案件を１クリックでコピーできて同じ内容ならすぐに見積りメールを送ることができる。お客様をお待たせすることもなくなり仕事がスムーズに進む。
既製品販売のDさんの場合
既製品販売のDさんは、子供服をネットで販売している。数１０種類もある子供服をある程度パターン化しているが価格の管理が大変だ。サイズによって価格が異なる場合があるからだ。
対象外
概要フローチャート
